Recursos Humanos

WhatsApp se tomó las oficinas: ¿cómo y por qué necesitamos establecer un límite?

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Si bien se zanjó el límite para los fucionarios públicos en Chile, aún queda por hacer algo en las empresas privadas, en las que hasta el momento queda a criterio de los jefes el usar o no este medio para ver asuntos laborales fuera del horario de trabajo.

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Julieta trabaja en una agencia de comunicaciones y hace unos meses que su jefe se comunica con el equipo a través de un grupo de WhatsApp, que todos en el equipo acordaron mantendrían para compartir asuntos no relacionados con lo laboral, sin embargo, el jefe pareció desconocer ese acuerdo y ha comenzado a delegar algunas tareas o a comentar sobre trabajo, muchas veces, en la noche.

No son pocos los jefes o colaboradores que se tientan a tratar temas laborales con sus pares en algunas aplicaciones, especialmente WhatsApp, que ha pasado a ser una de las predilectas para comunicarse con amigos y ahora con los colegas.

En Chile, WhatsApp es la aplicación favorita (40%), especialmente de Baby Boomers (50%) y Generación X (42%), de acuerdo con la encuesta “El Chile que viene” que realizó Cadem en abril de 2018. WhatsApp también fue considerada la app usada con mayor frecuencia, seguida de Facebook y Google. Y, a su vez, la app es también una de las más transversales, ya que a la hora de identificar por edad quiénes eran los que frecuentemente la utilizaban, Baby Boomers y generaciones Z e X se mantuvieron con similares porcentajes (96%), solo superados por los Millennials, con 99%.

Sin embargo, este favoritismo y frecuencia de uso es perjudicado en el ambiente laboral cuando es utilizado fuera del horario de trabajo, generando malestar entre los trabajadores, que buscan más que nunca poder conciliar su vida laboral y personal.

Te hablé por WhatsApp...

Una de las tendencias en Recursos Humanos muestra cómo las empresas se enfocarán cada vez más en poner al colaborador al centro del negocio. Y es a través de esto, se indica en el sitio web de Randstad Chile, que se intenta empoderarlos, escucharlos y prestarles la atención necesaria. Junto con la diversidad intergeneracional y el auge del uso de tecnologías, al interior de las oficinas se utilizan cada vez más diversas aplicaciones para mantener una óptima comunicación.

“En el caso, por ejemplo, de plantas industriales donde muchas veces el WhatsApp es más usado para comunicarse desde un punto a otro, dejando un poco de lado las radios portátiles”, dice Suyin Palma, directora de Responsabilidad Social Corporativa de Adecco Chile.

En general, en casi todas las organizaciones se usan aplicaciones como hangouts, telegram, WhatsApp o Slack, entre otras, para mantener al equipo actualizado, pero principalmente por la necesidad de tener una comunicación fluida y una respuesta inmediata.

En el caso de los jefes, quienes suelen a usar estos medios “son aquellos orientados a obtener resultados y los que poseen un estilo de comunicación más horizontal, pero en sí es una herramienta que todo jefe utiliza en determinado momento”, explica Leydee Rosado, docente de la Dirección de Educación Continua de la Universidad de San Martín de Porres.

Hay jefes que, incluso, prefieren restarse de los grupos de WhatsApp de los colaboradores porque intuyen que en algún momento hablarán de trabajo fuera del horario laboral. En estos casos, optan por mantener la comunicación a través de otras aplicaciones que no notifican a las personas.

No hay que olvidar que no se cuestiona el uso de las tecnologías en las oficinas, sino que su mala utilización. Es así como por medio de estas aplicaciones se pretende agilizar la comunicación sin dejar de lado los correos electrónicos. Rosado dice que se suele usar con mayor frecuencia el WhatsApp “para temas de coordinación de tareas, horarios, para transmitir información del día a día que sea útil para quien lo va a leer, incluso para hacer seguimiento a temas que se enviaron por email. Ymuchos acuerdos que se realizan por esta vía son enviados por email".

Palma, de Adecco Chile, agrega que “estas aplicaciones facilitan la rapidez y fluidez de la bajada de información entre grupos de trabajo, permitiendo que en diferentes espacios se pueda abordar un punto específico, alguna tarea u objetivo particular y también se caracteriza por ser una buena plataforma donde surgen ideas innovadoras”.

Hasta acá todo bien, pero ¿cuándo podrían generarse inconvenientes? Rosado indica: “Cuando el mensaje no se ha elaborado de manera clara puede haber una mala interpretación. También está el riesgo de que se pierda la confidencialidad de la comunicación”. Y Palma complementa diciendo que "en algunas ocasiones los trabajadores tienen un teléfono corporativo o privado donde está instalada la app y simultáneamente tienen distintos grupos de interés personal, lo que hace más difícil la intermediación. En cambio, las otras plataformas que sólo tienen un uso laboral, permiten que exista un control o filtro en el mismo uso de quienes están en esos grupos".

Para evitar estas complicaciones el orden es clave, pero también no perder de vista la razón por la que el grupo de WhatsApp, en este caso, fue creado. Si el objeto es la mera entretención, se podría acordar no enviar mensajes luego de ciertas horas o el fin de semana, y en caso de haber sido pensado para temas de trabajo, intentar llevar un registro de lo que se hable. "En el caso que se desarrolle una temática mediante una red social, siempre es recomendable que como en cualquier instancia de trabajo un líder vaya recogiendo y generando los compromisos que se pudieron haber adquirido para mitigar las complicaciones que puedan ocurrir, además de las tareas asignadas y responsabilidades si esa fuera la finalidad del grupo”, recomienda Suyin Palma.

Por el derecho a desconexión laboral en Chile

En Chile, la Contraloría dejó en claro que WhatsApp no es un medio oficial para que los jefes de servicios públicos impartan instrucciones a los funcionarios en sus teléfonos particulares. Y la Cámara de diputados aprobó un proyecto de ley que busca la desconexión digital fuera del horario laboral de los funcionarios públicos y trabajadores a honorarios que se desempeñen con jornada determinada, así como también los trabajadores del sector privado.

De acuerdo a Eduardo Durán, integrante de la Comisión de Trabajo de la Cámara, la iniciativa "busca garantizar el respeto a los tiempos de descanso, licencias médicas, permisos y vacaciones, así como de la intimidad personal y familiar. Igual derecho tendrán los trabajadores contratados bajo el régimen de subcontratación, con respecto al empleador principal".

La iniciativa, que busca emular a España y Francia, donde ya se establecieron marcos legales sobre el "derecho a la desconexión", es parte de una discusión que se está planteando en todo el mundo, considerando los cambios tecnológicos y el uso de redes sociales y aplicaciones. Durán dice que "la OIT, en su reciente documento denominado "Trabajar para un futuro más prometedor", realizado por la Comisión Mundial sobre el Futuro del Trabajo, expresaba que 'en la era digital, los gobiernos y las organizaciones tendrán que encontrar nuevos medios para aplicar de forma eficaz, a nivel nacional, determinados límites máximos de las horas de trabajo".

El diputado, a su vez, explica que "lo anterior se manifiesta en nuestro país, donde, gracias a las nuevas tecnologías y medios electrónicos, la línea divisoria entre el trabajo y el descanso es cada vez más difusa".

Finalmente, el mensaje que hacen los especalistas es a no demonizar las aplicaciones que se utilizan en el trabajo, ya que son parte de la evolución de la comunicación y una muestra de cómo las tecnologías irrumpen. Solo, eso sí, se debe tener criterio al utilizarlas, zanjar los límites y establecer métodos para que lo planteado por estos medios no quede en nada.

FOTO: UNSPLASH.COM

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