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Viajes de negocios: se mantiene la frecuencia y se busca apoyo externo

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Aunque los precios asociados al sector turístico aumentarán, por lo menos, en la región de Asia-Pacífico y en América Latina, los entendidos aseguran que las empresas no reducirán el presupuesto para los viajes corporativos, sino que, como nunca antes, estarán atentos a crear y mantener las relaciones comerciales con las agencias de viajes.

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Generalmente son viajes relámpago, donde el ejecutivo no está más de tres días en una locación. Y si bien intenta reservar un vuelo directo -de preferencia en un asiento en Clase Business- y en un hotel perteneciente a una cadena reconocida, no es un lujo, sino que más bien una obligación. Se trata de una necesidad de la operación: se puede hacer contacto con un potencial cliente, negociar, cerrar contratos, y mejorar las relaciones con consumidores, colaboradores y proveedores. Y aún cuando el escenario económico mundial podría parecer el argumento perfecto para dar de baja estos viajes, la verdad es que no han disminuido.

Es por ello que a la hora de escoger reducir o mantener el presupuesto para este fin, en las empresas se suele optar por lo segundo. Esto, tomando en consideración el actual escenario económico, en que, según da cuenta el estudio “Expectativas económicas, de crecimiento y laborales” de la consultora de headhunting Robert Half, alrededor de 25% de las empresas europeas contratarán más profesionales, mientras a nivel mundial esta cifra alcanza el 33%. Y en relación a la pregunta si se empleará a más gente, 49% de las firmas europeas asumió que sólo se llenarán puestos vacantes.

Aún así, el prespuesto destinado a los viajes de negocios parece no decrecer, por lo menos, en un número importante de compañías. Aunque se ha visto que en algunas empresas probablemente modifiquen los fondos para ello, “podrían hacerlo sólo para incrementar mayores frecuencias de viajes a menor costo”, dice Rossana Ortiz, profesora de EPU-Universidad San Martín de Porres (USMP), quien agrega que “en Perú se experimenta que algunas empresas no escatiman gastos, puesto que estos son vistos como una inversión muy necesaria e importante para el crecimiento de la misma”.

Y las cifras muestran un alza. De acuerdo con la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA, por sus siglas en inglés), el gasto mundial en viajes de negocios ha crecido desde 2007, a una tasa anual media de 4,5% hasta mover más de 1.000 millones de dólares a partir de 2011, con la proyección de alcanzar los 1.400 millones en 2016.

Su atractivo radica en que “los encuentros interpersonales ayudan a las empresas a proteger y fidelizar a sus clientes. Así lo señala un informe de World Travel and Tourism Council (WTTC), que concluye que los viajes de negocios mejoran considerablemente la productividad de las empresas con un retorno sobre la inversión de 10 a uno”, dice Sebastián Vicuña Rengifo, gerente general de Carlson Wagonlit Travel Chile (CWT).

Dada la globalización, indica un puñado de los especialistas, es prioridad por estos días que los líderes de las empresas viajen. No existe duda. Desde Ecuador, Gabriel Rovayo, quien es director del IDE Business School y presidente de Roadmak Solutions, dice que “la globalidad se ha convertido en una competencia prioritaria para consolidar la estrategia de internacionalización de las empresas. En este contexto, viajar es un requerimiento laboral”.

Alzas de precios

Desde hace un tiempo que se ha visto un crecimiento del número de turistas en los países emergentes, en comparación con el panorama que experimentan las economías más avanzadas. Y es la región Asia-Pacífico la que lleva la delantera, según los datos del reporte de 2012 de la Organización Mundial del Turismo OMT. Aunque estas cifras apuntan al turismo en general, está bastante alineado con lo que pasa en el mundo corporativo.

Dado este interés, los precios asociados al turismo en esta región, así como en América Latina, aumentarán. Así, al menos, lo estiman instituciones, como la agencia de viajes Carlson Wagonlit Travel-CWT. Según esta agencia los valores crecerán de forma moderada en el sector de viajes en todo el mundo, especialmente en América Latina y Asia-Pacífico. “Y esto se producirá debido a la mayor demanda a la oferta en estos destinos, así como por la inflación en las economías más estables”, explica Vicuña.

Aunque en CWT creen que los precios de las aerolíneas aumentarán en general, observan que esta alza será más bien moderada en Asia-Pacífico, pues los valores se incrementarán sólo 2,5%, debido a la aparición de aerolínea de bajo coste, las que mantendrán los precios por debajo de lo que normalmente se observa en esta parte del mundo. En Singapur y Hong Kong se incrementarán los valores, por ejemplo.

En tanto, en América Latina, de acuerdo al análisis de la agencia de viajes, continúa el alza de precios de las estadías en los hoteles, lo que variará según el país. Es así como en Brasil y Chile se vislumbra una subida de los valores; mientras en países con economías más débiles, como Argentina, Colombia, México y Perú esperan un ligero crecimiento. En CWT prevén que para este año los precios de las aerolíneas aumenten 1,3%. Y en relación con la oferta hotelera, se espera que los hoteles de cinco estrellas incrementen cerca de 6,3%, siendo en tierras brasileñas la mayor alza.

Sin duda, se trata de aspectos que a simple vista podrían mermar el número de viajes corporativos, sin embargo, para Ortiz esto no es tan así, pues en Perú, al menos, “tenemos una gama muy alta de ofrecimientos de productos turísticos y, aunque los precios se han visto incrementandos, esto no ha mellado los viajes de negocios gracias al crecimiento económico del país”. Un ejemplo de esto es que “en las agencias de viajes están ampliando su departamento corporativo y la demanda los servicios han crecido o se ha mantenido”, sigue Ortiz.

Y por eso las empresas asumen que si pretenden mantener sus gastos, así como la frecuencia de viajes, deben asesorarse a través de relaciones comerciales con agencias especializadas. Esto, dice Ortiz,“les permite recibir beneficios importantes por parte de los proveedores de los servicios turísticos, como líneas aéreas, hoteles, entre otros”. Y esto porque las agencias como intermediarias permiten que las compañías obtengan incentivos especiales, descuentos importantes o contar con pasajes con descuentos y liberados.

Tomando en consideración la importancia de crear estas relaciones, de forma que perduren, Vicuña agrega que es crucial que los responsables de las compras de viajes de negocios sepan actuar. Desde lo práctico, Vicuña propone “educar a los viajeros acerca de la importancia de reservar los pasajes aéreos con la mayor antelación posible, sobre todo, en vuelos internacionales en clase económica”. A esto también se debe agregar, sigue el gerente general de CWT, “valerse de plataformas corporativas online y tecnología para optimizar los tiempos y el servicio, de manera de ver los itinerarios de los viajeros y filtrar automáticamente el cumplimiento de las políticas de viaje de las empresas”. También es conveniente contar con reportes de gestión que consoliden la información local, regional y global. Todo para tener una herramienta eficaz para negociar acuerdos de descuentos por volumen con los distintos proveedores.

Tecnologías y viajes

Así como se utiliza la tecnología para optimizar los tiempos y el servicio, también es posible apoyarse para realizar otro tipo de tareas, como para hacer el registro de pasajeros, consultar reservas, comprar pasajes. “Hasta es posible obtener pases de abordo con códigos QR, que se escanean al llegar al aeropuerto para ahorrar filas. Además, actualmente la tendencia es el viaje colaborativo, es decir, la planificación de rutas, aerolíneas, lugares de alojamiento y alimentación se hace en función de lo que expertos y conocidos comentan en las redes sociales”, dice Rovayo.

A esto además se suman las tecnologías de localización satelital y las aplicaciones móviles con guías de viaje. De esta manera, como dice Rovayo, “tenemos viajes de negocios para rato y se han convertido en una actividad que dinamiza de manera importante a las economías locales, tanto es así que, según la Organización Mundial del Turismo, los viajes de negocios representa el 15% del movimiento turístico global”.

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