Recursos Humanos

Cómo evitar los aspectos más problemáticos de las reuniones virtuales

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Demasiada diafonía y muy poca creatividad. A continuación, seis herramientas de un campo insospechado para utilizar en su próxima reunión.

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Hace unos años abrimos un curso de gestión sobre la creatividad como herramienta de negocios de una manera poco común: en lugar de una conferencia convencional, un par de actores impartieron a los alumnos un taller de improvisación teatral.

El objetivo no era puramente lúdico. Más bien era ofrecer un conjunto de herramientas que los estudiantes pudieran utilizar para sacar inspiración de lo común y corriente y fomentar el compañerismo entre los miembros de un equipo; en última instancia, se trataba de prepararlos para asumir riesgos y pensar de manera innovadora a la hora de ejercer su actividad empresarial.

Mencionamos este curso porque, en estos momentos en los que la mayoría de los dirigentes empresariales no hacen más que participar en una sucesión de reuniones virtuales, muchos echan algo en falta: esa sensación de inspiración, el afán de asumir riesgos e innovar, la conexión con los demás. En resumidas cuentas, las reuniones virtuales con frecuencia adolecen de falta de improvisación y de ausencia de "colisiones" naturales, o sea, de encuentros no planificados y repletos de energía con los demás.

Esto no debería sorprendernos. Las investigaciones indican que las personas que están interactuando en línea se enfocan más en las tareas y están más inclinadas a ir directamente al grano.

Pero no tiene por qué ser así. Con un poco de esfuerzo, hay manera de fomentar la espontaneidad, la cohesión e incluso la diversión en las reuniones virtuales, ya sea que estemos informando al director general, dirigiendo un debate o simplemente tratando de conectarnos con los colegas.

Un psicólogo social y de organizaciones (Thompson) y un improvisador, actor e instructor de comunicaciones (Scott) nos hemos unido para ofrecer al lector seis técnicas tomadas del mundo de la comedia de improvisación que permitirán a los dirigentes empresariales introducir esos elementos tan necesarios en las reuniones virtuales.

Vamos a describirlas y a explicar por qué pueden ser sumamente eficaces.

1. Crear señales

Uno de los aspectos más molestos de las reuniones virtuales es que hay que tomar la palabra por turnos.

En un encuentro físico, cara a cara, los interlocutores se guían por una combinación de señales no verbales, como los movimientos corporales y faciales, y de señales vocales paralingüísticas, como el carraspeo, para saber cuándo intercalar un comentario. Cuando la comunicación es virtual, faltan muchas de estas importantes señales, lo que puede resultar desorientador.

Esto puede conducir a la "logorrea virtual", es decir, a que alguien se exceda en el uso de la palabra o a que los participantes se interrumpan entre sí. En todo caso, el resultado es que los demás o dejan de participar en la conversación o adoptan una actitud pasiva.

Esta incomodidad conversacional puede eliminarse mediante el establecimiento de señales, lo que está relacionado con un principio clave de la improvisación: "una sola voz a la vez". Las señales se establecen para estimular a los participantes a pasarse la palabra los unos a los otros de manera ordenada. En las reuniones virtuales, determinadas imágenes, sonidos o palabras pueden servir de batuta que los participantes se pasan entre sí.

Por ejemplo, Marla, la moderadora de una reunión virtual semanal de 10 personas, se dio cuenta de que resultaba difícil hablar por turnos, así que decidió crear una señal.

Con anterioridad, había asignado a los encuentros un tema divertido y de carácter personal, "mis vacaciones favoritas"; y cada semana un participante iniciaba la reunión compartiendo fotografías de un viaje y contando una experiencia memorable. Era un buen comienzo lleno de energía para el encuentro virtual.

En una de las reuniones, cuando los participantes empezaron a divagar, Marla los interrumpió y les pidió que escogieran una palabra por asociación de ideas relacionada con el tema de esa semana: un viaje a París. Todos los participantes escribieron en el cuadro de chat la palabra que se convertiría en su "señal". A partir de entonces, cuando alguien hablaba tenía que concluir su intervención pronunciando su palabra: la de Larry era "boina", "Riviera" la de Nell, y "croissant" la de Fátima.

Usando las señales como los apodos que se usaban en Banda Ciudadana, Marla convirtió a su grupo en camioneros que viajaban en convoy. Cuando Larry terminó de hablar y dijo "boina", Marla replicó: "Gracias, boina. ¿Croissant?" Captando su señal, Fátima presentó sus ideas y terminó pronunciado su apodo en señal de que le devolvía el micrófono a Marla.

Una vez establecidas estas señales para indicar los turnos de palabra, los participantes se expresaron de manera más concisa, prestaron más atención y se divirtieron.

2. Tiempos

En un escenario de improvisación, los actores actúan los “tiempos de una escena”. En la práctica, esto quiere decir que toda buena escena necesita un comienzo, un medio y un final bien delimitados. ¿Por qué iban a ser distintas las reuniones virtuales?

En las reuniones físicas, a menudo se celebra un intercambio de cumplidos, o un "ritual de cortesía", antes de que el moderador entra de lleno en el tema de la reunión. Aunque a primera vista estos rituales no parezcan tener utilidad ninguna, en realidad son fundamentales para estrechar la unión entre los participantes.

Esa cortesía ritualizada es más difícil de reproducir en las reuniones virtuales, porque la gente entra en la reunión sin orden ni concierto y por las restricciones de audio de las plataformas, que solo permiten una voz a la vez.

Así que los moderadores pueden imponer una técnica procedente de la improvisación cómica para separar los "tiempos de una reunión", y así mantener las reuniones por el buen camino y al mismo tiempo crear un espacio para el humor y la creatividad.

Por ejemplo, a modo de calentamiento virtual, el instructor de una sesión de capacitación virtual puede utilizar el juego de improvisación cómica de tres líneas llamado "situar, torcer y arreglar".

En "situar, torcer y arreglar", los participantes intervienen por orden. El primero presenta una situación, por ejemplo: "Estamos en la playa". El segundo señala un problema que podría ocurrir allí: "Nos está quemando el sol". El tercero propone una solución: "Apliquémonos protector solar". El cuarto termina la escena diciendo: "¡Y escena!" El juego se repite hasta que todos han tenido oportunidad de "situar, torcer, arreglar" y anunciar el final de la escena.

El juego prepara a los participantes para mantenerse atentos y concentrarse en la tarea en cuestión "interpretando la escena en la que están". También estimula a todos a ser concisos, buscar soluciones y estar dispuestos a jugar.

La estructura del juego tiene la ventaja adicional de que acostumbra a todo el equipo a crear límites internos: evita que la gente se apresure a señalar problemas incluso antes de que una nueva idea se haya presentado del todo, y obliga a reflexionar más detenidamente sobre un tema antes de entrar en el modo de "arreglo".

3. Uso de objetos

Cuando los miembros de un equipo no comparten el mismo entorno físico, tienen que lidiar con la pérdida de conexión mutua derivada del "mismo tiempo/distinto lugar".

En la improvisación cómica, los actores suelen utilizar un recurso, la mímica, para crear instantáneamente una realidad compartida. Por medio de gestos y movimientos corporales, el mimo crea de la nada la mayor parte de los objetos y las ideas que utiliza en sus escenas. El así llamado "trabajo con objetos”, puede ser también muy útil en las reuniones virtuales, ya que permite a los integrantes del equipo virtual entrar en el entorno de los demás, lo que fomenta la empatía y aumenta la capacidad de adoptar distintas perspectivas.

Por ejemplo, podemos hacer que un miembro del equipo traiga a nuestra reunión virtual una caja imaginaria grande, pesada, preciosamente envuelta, con un enorme lazo rojo y un regalo en su interior. Por supuesto, ni la caja, ni el lazo, ni el regalo existen, pero el hecho de cargar la caja imaginaria con los brazos flexionados y extendidos y de colocarla cuidadosamente sobre la mesa para que todos la vean y la admiren da al resto del grupo una oportunidad de inventar y de tratar de adivinar lo que contiene la caja, lo que equivale a innovar en ausencia de un objeto real.

Este ejercicio con objetos tampoco tiene que ser estrictamente imaginario. ¡Los miembros del equipo también pueden ser cómicos de utilería! Por ejemplo, se podría desafiar a los participantes de una reunión virtual a traer y mostrar objetos que formen parte de la narración de un cuento.

En una ocasión, una participante mostró y describió al grupo un hermoso peine que mantenía junto a su monitor para arreglarse un poco antes de las videoconferencias. Todos los miembros del equipo admiraron el objeto y después le propusieron un uso distinto. Los comentarios fueron de lo más variopintos: "Un peine genial. Podría ser una pequeña escalera para una araña". "Gracias por describirnos tu peine. También podría ser un bigote falso”. "Me encanta tu peine. Podría servirle de trampolín a una ardilla".

Otra ventaja: el trabajo con objetos ofrece a las personas la oportunidad de revelar una parte de sí mismas que de otra manera les hubiera sido incómodo compartir. Mientras que algunas personas tienen buenos límites internos y saben cómo traer su ser integral y auténtico a cada aspecto de su vida, a otras les resulta muy difícil integrar lo que son en casa con lo que son en el trabajo.

4. Patrones

El cerebro humano está programado para detectar patrones y ajustarse a ellos. Los actores que practican la improvisación se aprovechan de esto: crear y romper patrones es la clave del éxito de muchas escenas.

Los equipos virtuales pueden hacer lo mismo si establecen una rutina en sus reuniones.

Por ejemplo, un equipo de programadores de software se reúne virtualmente todos los viernes para actualizar a su directora, Colleen. Con el paso del tiempo, se ha establecido una rutina para rendirle informe: Terry comienza presentando los hallazgos más importantes, Will hace un desglose de los errores de codificación que han descubierto mediante una gráfica que comparte en su pantalla, y Tom termina explicando cómo resolvieron los errores.

Básicamente, es algo parecido al ejercicio descrito anteriormente de "situar, torcer y arreglar": presentar una situación, insertar un punto de inflexión y ofrecer una solución.

La repetición de esta rutina para rendir informe reduce el estrés de todos los participantes. Ofrece previsibilidad en medio de la incertidumbre y aguza la concentración, porque los presentadores conocen su orden de bateo y Colleen puede procesar la nueva información en un formato ya conocido.

Y para impedir que Colleen se aburra, el equipo ocasionalmente rompe el patrón establecido, ya sea cambiando el papel de cada cual en la presentación o introduciendo un elemento inesperado tal como un vídeo. Esta bola curva mantiene a todo el mundo despierto y transforma el volcado de datos en conversaciones llenas de interés.

5. Intenciones

La improvisación, por definición, exige tirar el libreto y que los actores respondan sobre la marcha a las intenciones de sus compañeros, al mismo tiempo que indican con claridad sus propias intenciones con respecto a la escena.

Por ejemplo, supongamos que la intención de un actor es "regañar" a su compañero de escena. Para comunicar esta intención, baja su tono vocal, encorva los hombros, frunce el ceño y contorsiona la boca en una mueca de desaprobación. Si su intención hubiera sido "animar", hubiera subido su tono de voz, enderezado su postura, levantado las cejas y sonreído.

Comunicar intenciones es un reto muy particular para los equipos virtuales. De hecho, sus integrantes están más expuestos al "envenenamiento por ironía", lo que significa que a menudo se sienten más confusos y menos capaces de discernir, por ejemplo, si alguien está siendo sincero o sarcástico. Esto hace que los equipos virtuales sean más propensos a malentender, malinterpretar y presuponer que los demás albergan intenciones negativas que los que se reúnen cara a cara. Esto, combinado con los efectos desinhibitorios de estar en línea, puede llevar a los integrantes de los equipos virtuales a atacar a alguien como tal vez no lo harían en persona.

En las reuniones virtuales, los integrantes de un equipo necesitan redoblar sus esfuerzos para asegurarse de que sus intenciones queden claras. Esto puede lograrse en parte hablando de planes y temas de debate con los demás antes de las reuniones.

Antes de cada reunión, los integrantes de un equipo virtual también deben preguntarse: ¿El propósito de mi mensaje es inspirar o informar? ¿Divulgar o demostrar? ¿Dar la bienvenida o presentar? Determinar claramente sus propias intenciones ayudará a todos a expresarse con claridad.

Pero no permitamos que el esfuerzo por comunicar con precisión nuestro mensaje sea tan grande que nos impida captar lo que están comunicando los demás. Una directora general conocida nuestra nos confesó que pasa la mayor parte de las reuniones virtuales mirando su propia imagen. No porque sea narcisista, sino porque quiere asegurarse de que utiliza un lenguaje corporal positivo en estos momentos de cesantías temporales y drásticas reducciones de personal.

De modo que sí, hablemos de los temas que nos interesan, pero prestemos atención a los de los demás.

6. Corredores

Los actores que practican la improvisación mantienen la continuidad y conectan las escenas que no guardan relación entre sí por medio de un hilo conductor que ellos llaman un "corredor".

En las reuniones virtuales de un equipo también se pueden utilizar corredores.

En una reciente reunión virtual, un equipo estaba discutiendo cómo crear un curso en línea en dos versiones: en vivo y grabado. Como no había diapositivas que compartir, reinaba cada vez más confusión sobre la versión de la que se estaba hablando. Uno de los miembros del equipo se arriesgó, como se hace en la improvisación, y se refirió al curso en vivo como la versión “LOL” (por las siglas en inglés de “live-online”, que coinciden con las de “laughing out loud” o “riéndome a carcajadas”). El grupo se rio y de ahí en adelante se utilizó el "LOL" para aclarar las cosas según lo acordado en la conversación anterior.

El LOL se convirtió en el corredor de la reunión, no porque la gente se riera a carcajadas, sino porque era memorable y amenizaba el tema, que era sumamente aburrido. Cuando la gente contestaba en el cuadro de chat, usaban los emojis de la risa. Cuando se les mandaba a traer ejemplos de otros proyectos, la primera diapositiva de su pantalla compartida mostraba un gif del LOL.

Un grupo de participantes de la reunión se colocó detrás un fondo virtual en el que aparecía un escenario como el de los locales que una vez por la semana ofrecen el micrófono a cualquier aprendiz de cómico que quiera debutar en público. Esto convirtió lo que hubiera sido un pesado debate en una oportunidad para estrechar vínculos mientras que se hacía el trabajo.

Los corredores ayudan a la gente a mantenerse conectada al contenido y logran que las reuniones den más la sensación de ser una experiencia compartida. También nos recuerdan que el hecho de tomar en serio lo que hacemos no significa que tengamos que tomarnos en serio a nosotros mismos.

Los dirigentes de equipos se sienten obligados a rendir a tope nada más empezar a trabajar de manera virtual. Pero lo que preocupa a la mayoría de los gerentes con los que hemos hablado es su falta de "habilidades técnicas": saber dónde está la función de chat o cómo crear una pizarra virtual.

Las habilidades técnicas sin duda son importantes, pero el verdadero reto para lograr que las reuniones virtuales resulten eficaces es estrechar la conexión humana. Si adoptan las técnicas de la comedia improvisada aquí esbozadas, los jefes de equipos virtuales podrán celebrar reuniones productivas, efectivas y gratificantes.

**Previamente publicado en Kellogg Insight. Reproducido con la autorización de Kellogg School of Management**

Foto: Unsplash.com

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