Una investigación realizada por la herramienta gratuita de planificación online, Doodle, y difundida este miércoles en Suiza, reveló que los gerentes y profesionales administrativos pierden una octava parte de su semana laboral organizando reuniones y conferencias telefónicas.
Las 4,9 horas que -según el estudio- dedicarían en promedio los ejecutivos a organizar siete reuniones semanales, costaría a las economías, principalmente a Estados Unidos y Europa, miles de millones de dólares anuales en concepto de salarios gerenciales y personal administrativo.
La encuesta, que fue realizada a 2.500 ejecutivos de EE.UU., Reino Unido, Francia, Alemania y los países nórdicos, mostró además que la mayoría de las citas cuentan con al menos cuatro o cinco participantes, lo que implica cuatro o cinco cadenas de e-mails colectivos y, por ende, una gran cantidad de correos electrónicos si la empresa no posee una herramientas de planificación en línea.
Para evitar las pérdidas monetarias que esta situación ocasiona, Doodle recomendó a los empleados reclamar, por ejemplo, la tarde del viernes para que las compañías puedan ahorrar costos organizando reuniones de forma más eficiente e inteligente.
Al respecto, la directora de Espae-Espol de Ecuador, María Virginia Lasio, dijo a AméricaEconomía.com que “las reuniones innecesarias pueden reducirse por algunos medios. Por ejemplo ya no tiene sentido convocar cara a cara a un grupo de personas a reuniones de carácter informativo si se dispone de algunos medios electrónicos para esto. Podrán decir que son despersonalizados, pero si todos conocen que ese será el mecanismo informativo será bien recibido”.
Para la experta, la extensión innecesaria de las reuniones tiene que ver con distintos factores, entre ellos, una planificación inadecuada en el manejo de los contenidos de la reunión, es decir un mayor número de temas que los que pueden abordarse en un tiempo razonable. Otra de la causas es que las personas no van bien preparadas y por lo tanto faltan datos relevantes y las discusiones no avanzan o no se pueden concluir.
Lasio sostuvo asimismo que muchas veces se “abusa” de las reuniones queriendo ser democrático y, por lo tanto, ampliando la participación de los empleados. “Con muy contadas excepciones requerimos a un departamento completo en una reunión, si segmentamos por temas o asuntos, se involucrará a menos personas, las reuniones durarán menos y serán más efectivas”.
Finalmente, la especialista en management explicó que otro aspecto que genera reuniones eternas es que muchas veces no son agendadas con anticipación. En ese sentido, aseguró que no hay nada peor que las reuniones imprevistas que interrumpen la planificación personal de los ejecutivos, ya que, según dijo, “el costo de las interrupciones es frecuentemente más alto que el beneficio de lo que se resuelve”.
“Las reuniones efectivas tienen objetivos claros y entregables concretos, con esto en mente dejan de ser un dolor de cabeza y de robar tiempo valioso a los ejecutivos”, concluyó.
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