Recursos Humanos

Confeccionar una lista de tareas puede ayudarte a mejorar tu productividad

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En materia de productividad, hay ciertos pilares que permiten a una persona alcanzar un mayor rendimiento en el desempeño de su trabajo.

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Quienes están teletrabajando quizá sienten que su productividad ha bajado o no es la misma de antes, es probable que requieran confeccionar una lista de tareas que les permitan tener foco, ordenar sus actividades y, de esa forma, alcanzar las metas que se fijan diariamente.

Así lo señala Sebastián Lagos, subgerente de Desarrollo de Negocios de HumanNet, quien explica que, en materia de productividad, hay ciertos pilares que permiten a una persona alcanzar un mayor rendimiento en el desempeño de su trabajo. Tales factores son, por ejemplo, conocerse a sí mismo, conocer el lugar de trabajo y todo lo que tiene que ver con la organización, planificación y ejecución de las tareas.

Respecto a esto último, menciona que un primer paso es hacer un listado de las tareas que se deben desarrollar cada día, para lo cual es importante distinguir entre aquellas que son urgentes, importantes, difíciles o rutinarias. 

“Teniendo claridad en lo anterior, será posible confeccionar una lista con el orden de prioridad de ellas y asignarles un tiempo para su ejecución”, afirma el ejecutivo.

El experto sostiene que las listas de tareas sirven para incrementar la productividad porque permiten tener claridad sobre lo que se debe realizar y en qué orden durante cada jornada, ayudando de esta manera a la persona a orientar bien sus energías y hacer un uso adecuado de su tiempo para elevar su productividad, enfocándose en lo relevante.

“Es como tener una hoja de ruta antes de emprender un viaje, por ejemplo. Lo ideal es que la persona al final de su jornada diaria pueda planificar su día siguiente, confeccionando un nuevo listado de tareas”, comenta. 

Respecto a cómo confeccionarlas, si usar papel, lápiz o alguna aplicación digital, el profesional de HumanNet manifiesta que lo anterior dependerá de cada persona, pues habrá gente que prefiera escribir a mano el listado de sus tareas y otras más tecnológicas que recurrirán a aplicaciones para dispositivos inteligentes como Trello o TickTick, por mencionar algunas.

Lo esencial, reitera, es que el individuo se conozca muy bien para así saber en qué horario es más productivo o tiene mayor lucidez, si es en la mañana o en la tarde. Si su rendimiento es más elevado en la mañana podrá, por ejemplo, destinar esas horas a aquellas tareas que requieren un mayor esfuerzo y concentración. Por el contrario, aquellas labores que son rutinarias o básicas se pueden dejar para antes o después del almuerzo.

“Asimismo, hay que destinar tiempo para el descanso, a través de micro pausas. En este sentido, la persona puede recurrir a la Técnica Pomodoro, la cual mejora la administración del tiempo para una tarea o actividad. Este método comprende establecer intervalos de trabajo de 25 minutos (pomodoros) seguidos de cinco minutos de descanso. Y eso se hace cuatro veces. A la cuarta vez se descansa 25 minutos. Esto ayuda a relajarse, desconectarse y recuperar energías para continuar con las tareas diarias”.

Respecto a la longitud, Lagos asevera que lo ideal es que la lista de tareas que se elabore esté asociada a ciertos objetivos que se deben alcanzar y que sea realista para la cantidad de horas que tiene cada jornada laboral. También es importante dejar algún tiempo en el día para avocarse a aquellos requerimientos o imprevistos que puedan surgir a último minuto. De esta manera, la persona sentirá que está avanzando con sus tareas y no se sentirá frustrada.

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