Recursos Humanos

El nuevo perfil de las secretarias ejecutivas

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Consideradas el brazo derecho de CEO's y directivos, estas profesionales han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y administración de las compañías, aportando soluciones a los conflictos, creatividad a los proyectos, y organización a la tareas cotidianas.

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Discretas, competentes, proactivas y dueñas del control de las agendas personales más importantes del mundo de los negocios. Las secretarias ejecutivas, también llamadas asistentes de gerencia, no sólo se han convertido en el brazo derecho de CEO 's y directivos. También han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y administración de las compañías, aportando soluciones a los conflictos, creatividad y dinamismo a los proyectos, y organización a la tareas cotidianas.

Con el paso de los años, estas profesionales han cobrado cada vez más protagonismo en los asuntos corporativos. Y es que desde hace tiempo dejaron de tener entre sus tareas primordiales redactar documentos, contestar llamadas telefónicas y enviar faxes. Hoy manejan varios idiomas y están altamente preparadas para crear, innovar e implementar iniciativas; preparar presentaciones de productos o servicios; concertar reuniones; realizar eventos, y atender a proveedores y clientes.

La asistente de gerencia actual ya no sólo debe poseer los conocimientos básicos que la gestión administrativa requiere, sino también cualidades personales en donde se manifieste su buen carácter, comportamiento, responsabilidad y compromiso organizacional. El rol de las otrora secretarias ejecutivas hace que cada vez sea más importante la capacidad de manejar habilidades tan simples pero vitales, como el sentido común, el criterio y el buen trato.

“La secretaria ejecutiva debe contar con una serie de cualidades. Algunas se desarrollan a lo largo del tiempo, como construir lazos de confianza y honestidad con los jefes, compañeros y clientes, y otras son fundamentales en esta profesión, como la discreción, lealtad con la empresa y a ti misma, es decir, ser consecuente, disciplinada, proactiva, y emprendedora”, dice Isabel Castillo, asistente de gerencia desde hace 15 años.

Castillo, quien se ha desempeñado en las filiales chilenas de diferentes multinacionales, entre ellas Pepsi, el sello Universal y la empresa de tecnología CA, le atribuye además, una gran importancia a las buenas ideas que pueda tener una secretaria para mejorar el funcionamiento de la empresa, y a la capacidad de apoyar la labor del CEO, “para que su día sea lo más productivo posible y le permita concentrarse en lo que realmente da valor”.

Susana Posch, secretaria ejecutiva bilingüe desde hace más de 20 años, coincide en este aspecto al señalar que la empatía que la asistente pueda tener con su jefe es fundamental. “De lo contrario nunca podrás anticiparte a los hechos, a lo que él quiere o a lo que él va a necesitar. Para eso se debe mantener una buena comunicación, mostrando interés tanto por el aspecto laboral como por el personal. Ser práctica y metódica igualmente es primordial, ya que la idea es facilitar el trabajo del jefe y no entorpecerlo”, señala.

La confidencialidad también sigue siendo un requisito indispensable en esta profesión. No por nada la denominación de secretaria proviene de la palabra secreto, que desde el siglo XV es utilizada para denominar a los empleados de gran confianza. Seis siglos más tarde, esta característica y el manejo de información reservada, siguen siendo requisitos de las secretarias ejecutivas.

“El jefe tiene que confiar si o si en su secretaria, ya que por nuestras manos pasa mucha información que uno tiene que saber guardar”, asegura Posch, quien se ha desempeñado en empresas como Montajes Tecsa, Ingenieros Consultores Inca y Dialum.

Respecto de lo que más valoran los gerentes en la relación que tienen con su asistente, la profesional asegura que lo principal es su formación integral, tanto académica como personal. “Se trata de un todo, un conjunto. No sólo se fijan en aptitudes intelectuales o que tenga eficacia, eficiencia o autonomía, sino también que tenga empatía, calidez humana e innegablemente la apariencia personal es importante. Uno es la cara de la empresa, la que tiene contacto con los clientes, proveedores, socios o dueños de otras empresas”, dice.

Una nueva formación. Carlos Torres, jefe del Centro de Capacitación Empresarial de la Cámara de Comercio de Lima, explica que los constantes cambios que ha experimentado el rol de las asistentes ejecutivas, ha provocado también un replanteamiento de los contenidos educativos y de formación que hasta hace poco se ofrecían a las profesionales del rubro.

Es así, como las tradicionales clases de dactilografía, computación y redacción, hoy se complementan con formación en áreas como técnicas de expresión oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones públicas y gestión de eventos.

“El rol de la asistente de gerencia ha cambiado con los años. Actualmente es una persona que influye incluso en la toma de decisiones y para ello debe tener una capacitación integral. Una secretaria debe diferenciar lo importante de lo urgente, tener nociones de todas las cosas, aprender a trabajar en equipo y bajo presión”, dice.

Entre los programas de capacitación que imparte la institución peruana, se encuentra el Diplomado para Asistentes de Gerencia, que busca capacitar en áreas como administración, contabilidad, negocios, finanzas y marketing empresarial, entre otras. El curso tiene un enfoque mucho más práctico que teórico y busca, por sobre todo, potenciar las habilidades blandas de las secretarias.

“Queremos lograr que las asistentes se involucren cada vez más en la gestión empresarial, que se conviertan en el brazo derecho de los jefes, y para ello deben capacitarse en todos los ámbitos”, añade.

Por último, Torres enfatiza en que la formación de las secretarias ejecutivas debe ser constante en el tiempo. De esta forma, podrán tener un amplio campo laboral, adquirir nuevas experiencias y desarrollar diversas herramientas que pueden ser útiles para proyectos futuros. 

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