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Administración del tiempo: cómo evitar el caos en la empresa

A continuación se reflexiona sobre lo fundamental que es para las empresas que sus ejecutivos sepan organizarse. A través de algunos consejos y aplicaciones digitales es posible llegar a fin de año sin colapsar y cumpliendo los compromisos.

Autor: Daniela Arce

14/12/2012

Es parte de las lecciones que los hombres de negocios necesitan, pues saber gestionar el propio tiempo es una competencia de liderazgo. Y quien no sabe liderar, menos capacidad tendrá para dirigir a otros. Esto también incluye a los emprendedores, quienes necesitan alcanzar sus objetivos en tiempos determinados, y para los que saber organizarse es vital. El asunto tampoco es que afecte a estos dos grupos tampoco, porque los ejecutivos se resienten aún más cuando se enfrentan fin de año, donde las horas parecieran transcurrir más rápido y los eventos sociales y compromisos se multiplican.

La administración del tiempo es una capacidad que se relaciona generalmente a las personas de forma individual, pero que también puede complicar al equipo y de paso a la empresa, en la productividad: los trabajadores no cumplen sus plazos, se reduce la calidad de las tareas y se generan más conflictos en el equipo. “La productivad se ve afectada por la falta de organización, y cuando no se establecen las prioridades correctas”, dice Claudia Halabí, directora de Escuela de Postgrado de la Facultad de Economía y Empresa, Universidad Diego Portales.

Si bien se trata de una capacidad que todos deberían de tener, se hace hincapié en que los líderes y los emprendedores son quienes más deben tener cuidado. La razón, explica Pablo Aristizábal, fundador y CEO de Comepetir.com, se debe a que el tiempo es una variable vital de quienes están iniciando un negocio.“Llegar un día antes o un día después puede ser tan crucial hoy para una organización, que es imprescidenible adoptar las medidas necesarias para alcanzar los objetivos en el tiempo y forma esperados”, dice.

Pero la productividad, considerada como la repercusión final, es una parte de los riesgos de la incapacidad de organizarse. Además se puede ocasionar un desgaste emocional, el cual genera bloqueos y provoca que los trabajadores no sepan cómo iniciar sus tareas. Luego es posible que colapsen, lo que ocasiona climas hostiles. A eso se agrega que “en la empresa se comienzan a cometer errores en los procesos al aumentar la presión, equivocaciones operativas que son costosas. Ejemplo de ello son productos mal terminados, entrega de pedidos más tarde, y clientes molestos”, dice Rodrigo Correa, gerente de M Capital Humano.

También es cierto que para que un equipo trabaje de forma organizada y eficiente es preciso que tomen conciencia de la importancia de este punto. Correa afirma que “deben estar convencidos que son parte de un todo, que si no cumple uno nadie lo hace, que son un sistema interconecado”.

Fotografía: Lavinia Marin, www.sxc.hu.

La jefatura es muy importate porque tiene que estar atento a pedir reportes y estados de avance y no esperar al final, pues si el equipo no está acostumbrado se puede encontrar con grandes sorpresas. En esto, “el líder tiene que saber acompañar al equipo como facilitador y guía, primando la cultura organizacional y la optimización de recursos”, dice Aristizábal.

Pero es cuando está por culminar el año que los errores afloran con mayor recurrencia, propio de “no poseer las competencias para poder manejar una gran carga de trabajo”, dice Correa, y que se producen en las ya conocidas actividades de este periodo: cierres de año, celebraciones, inventarios y revisión de presupuesto para el siguiente año.

Es entonces el momento, si es que no lo hizo antes, de organizarse. Y si no sabe cómo a continuación se entregan algunos consejos para hacerlo.

Lo primero, recomienda Nuria Chinchilla, profesora y directora del Centro Internacional Trabajo y Familia del IESE, es “establecer cuáles son las competencias, el potencial y los valores; y luego, entender cuál es la misión. En este rango se define la misión familiar, personal y social, por ejemplo. Una vez que la persona tiene claro cuáles son sus prioridades es momento de ver la gestión de la agenda”. Es fundamental que las prioridades sean actualizadas, de modo que quede claro dónde centrar las energías, recursos y tiempo.

Atención con los emails y las llamadas telefónicas: Chinchilla recomienda que se agrupen tareas similares. Por ejemplo, realizar todas las llamadas de una vez, para luego escribir o responder dodos los correos electrónicos. El fin es mentalizarse en una misma acción por un tiempo.

Premiar el esfuerzo colectivo: motivar a través de premios a los equipos de trabajo, para Halabí resulta ser una óptima estrategia. Este método debe ser complementario al estilo de negocio. “Esto es importante, porque los equipos de trabajo intentarán ser eficientes, pero también tendrán que destinar más tiempo en épocas donde para ellos mismos el tiempo es escaso, por eso el tema del premio no es menor”.

Delegar: también ayuda que los jefes deleguen la realización de ciertas a tareas, tomando en consideración las ventajas comparativas de cada uno.

Utilizar herramientas digitales: dado que los ejecutivos utilizan bastante los teléfonos celulares, es normal que las herramientas digitales sean un medio muy útil para organizarse. De esta forma, los entrevistados comentan qué apps les han ayudado a gestionar su tiempo.

1. Organizer Lite: es una aplicación gratuita de Apple que permite agregar texto o eventos, crear diagramas y usar íconos emoji e insertar fotos o mapas. Es posible también programas recordatorios y listas de verificación.

2. Settle Up: esta es una aplicación gratuita de Apple que ayuda a organizar diversos eventos y pagos, así como también administrar un presupuesto.

3. Call Reminder Notes Full: es una aplicación de Android, con un costo de US$ 6,08, que permite asignar una nota recordatoria a uno o más contactos.

Comentarios

Melissa Carvajal Paz
19 December, 2012 - 16:49

Buena tarde, muy apropiado e interesante el tema. Considero que partiendo de la organización, la buena planeación depende de la empresa, y eso implica la utilización de canales de comunicación adecuados y asertivos.

En ocasiones nos dedicamos a estar alerta de las emergencias y esto conlleva que vivamos el día a día, dejando de lado el control y autocontrol que debemos mantener; no solo en la empresa si no también en nuestra VIDA.

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