Recursos Humanos

El perjudicial efecto Monster Mail

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Por Adrián Huamán, profesor en la Universidad de Lima.

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La cultura del mensaje laboral en los niveles de coordinación y supervisión, puede traer grandes beneficios de seguimiento y trazabilidad, pero tambien puede generar gran improductividad laboral por las cantidades de tránsito de respuestas electrónicas.

Este último punto es la razón de  este artículo: ¿qué hacer?

En estadística se tiene que a diario se envían más de 171 mil millones de correos electrónicos en el mundo y a pesar de ser uno de los medios de comunicación más usados,  su verdadero potencial al menos en la industria, todavía no se aprovecha correctamente, no como comunicación instantanea, si no desde una perspectiva tendiente a alcanzar mejores formas de organización en la evolucion laboral humana.

He revisado bastante material sobre el tema y he encontrado algunas evidencias que generarán una posibilidad distinta a pedirle al usuario que no envíe tantos mails, es decir, una forma más evolucionada de antiparnos a este problema, y esto es generar los módulos temáticos.

Según el HBR case, ¿whos got the monkey?, existen tres tiempos laborales: Tiempo que te demanda el sistema, llámese partner de trabajo, comités inter áreas, entregables a clientes internos y externos. El segundo es el tiempo demandado por el jefe, que es un tiempo no negociable, y que debe ser atendido en prioridad; y finalmente el tiempo discrecional, que es el tiempo en el cual podemos priorizar nuestros asuntos anticipándonos y liderando mejoras. La propuesta pretende que gestiones tu tiempo discrecional, a partir de gestionar tu tiempo demandado por el sistema y el tiempo demandado por tu jefe, de una manera más organizada y eficaz.

¿Cómo gestionarnos en módulos temáticos para poder trabajar?

Esta propuesta consiste en generar nuevas formas de organizarnos, integrando tanto el asunto o interés tratado para lograr resultados como los involucrados, llámese partners, tomadores de decisiones, informados, consultados y responsables. Se debe aceptar que las empresas deben aprender a desarrollar formas de trabajo enfocadas como proyectos, quienes siempre deben estar alineadas a un resultado. Esto implioca que los tres tipos de objetivos que se generan por puesto: los rutinarios, los de solucion de problemas, y los de innovación, deben dirigirse a un resultado organizativo.

¿Si trabajamos en módulos temáticos dejaremos de recibir tantos mails?

Quizá no. El problema no es recibir tantos mails, el problema es que no se nos escapen de las manos los resultados que buscamos, a partir de las conversaciones y mensajes por mail y órdenes del dia en el plazo esperado. Para ello se propone la combinación de varias heramientas, comenzando por Trello, que consiste en un APP que se basa en manejar y mantener interconectados con tareas y responsabilidades a los implicados, diferenciados por asuntos y por canal (En Trello se crean canales de acuerdo a la cantidad de temas que se maneja).

¿Y la organización?

Es fácil, cada canal creado en Trello debe tener un Administrador de Canal y un seguidor de Gestión, las coordinaciones pueden ser allí mismo en línea, presenciales o usando el Hangout, plataforma de reuniones google que permite reuniones con varios participantes. El administrador de canal crea o cierra temas en el canal, y finalmente dirime si hay que tomar una decisión; y el seguidor de gestión es el cobrador de tareas o actividades encomendadas (si le agregan la APP Getting Things Done no saben lo bonito que quedará su orden de entregables).

Mis anti tips que también pueden ayudar:

  1. Codificar los asuntos en los correos.
  2. Generar reglas de filtrado.
  3. Trabajar el Getting Things Done para establecer listado de tareas, organización, proceso y revisión de pendientes y reasignaciones.
  4. Implementar Módulos Temáticos en el app Trello como les dije, alternativamente hay otra APP llamada Moxtra que también sirve, así como el APP Asana si se desea seguimiento a reuniones.
  5. Reforzar la organización temática por Whatsapp para trabajo.
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